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REGLER UNE SUCCESSION CHEZ LE NOTAIRE : en quoi cela consiste-t-il ?

REGLER UNE SUCCESSION CHEZ LE NOTAIRE : en quoi cela consiste-t-il ?

Publié le : 21/02/2021 21 février févr. 02 2021
Veille Notalis

Article rédigé par l'OFFICE NOTARIAL CASSO, membre du Réseau NotaLis

Après le décès d’un proche, les difficultés peuvent s’accumuler pour les héritiers, alors-même qu’ils sont en deuil. Il faut non seulement accepter que l’on ne reverra plus le défunt, mais il faut aussi s’occuper de démarches administratives inhabituelles. Hôpital, compagnie d’assurances, banques, administration fiscale, employeur ou caisse de retraite, ils occasionnent tous des courriers, des appels téléphoniques ou des démarches sur place. L’agenda se bouscule, on perd un peu ses repères, et tout un ensemble de formalités incontournables s’amoncellent dans un contexte difficile.

Un sentiment de découragement envahit souvent ceux ou celui qui va prendre en main « les papiers de la succession ». Néanmoins, le notaire est là pour les accompagner, les guider, et leur apporter une assistance juridique et administrative efficace.

Mais alors pourquoi le notaire a-t-il la réputation d’être lent pour régler la succession ? De surcroît, le coût semble élevé pour un travail semblant opaque. Est-ce justifié ? Décryptage.


Pour acquérir une vision d’ensemble du règlement d'une succession, il faut s’intéresser à son ASPECT CIVIL,  son ASPECT FISCAL, à ses DELAIS, et à son COÛT.



ASPECT CIVIL

1/ PREMIERE ETAPE INCONTOURNABLE: l’ACTE DE NOTORIETE et l’OPTION SUCCESSORALE

« Le mort saisit le vif ». Cette expression remontant à l’époque féodale, puis, utilisée plus tard par les juristes pour souligner l’instantanéité de la transmission du pouvoir royal dès la mort du roi, symbolise à elle-seule ce qu’est la succession en droit civil français.

Ainsi, dès la mort du défunt intervenue, ses héritiers rentrent en possession de ses biens, de ses dettes, mais aussi, doivent répondre d’un certain nombre de ses obligations. Pour matérialiser cette transmission, et ne pas commettre d'erreur, l’intervention du notaire est indispensable.

C’est exactement la raison pour laquelle les difficultés s’accumulent pour qui entend s’occuper de la succession de son père, de sa mère, de son oncle, d’un ami : l’on doit rentrer en possession des biens, faire un point sur les dettes du défunt, régler les factures, résilier les abonnements, informer les différentes administrations.
Le travail du notaire consistera donc d’abord très logiquement à DETERMINER LES HERITIERS ET/OU LEGATAIRES concernés par la succession. Toute personne en dehors de ce cercle restreint qui fera la demande d’information de la succession se verra opposer le secret professionnel du notaire.

Pour ce faire, et en dehors des formalités d’ouverture de testament, le notaire doit dresser l’ACTE DE NOTORIETE. Pour simplifier, celui-ci consiste à déterminer qui sont les ayants-droit de la succession. Par exemple, pour un père laissant à sa survivance son épouse et ses trois enfants, quatre personnes comparaîtront en principe à l’acte de notoriété : l’épouse au titre de sa qualité de conjoint survivant, et les trois enfants en leur qualité d’héritier réservataire. Cette qualité particulière d’héritier réservataire leur permettra de recueillir une part incontournable [1](sauf par convention matrimoniale[2]).

Dans une seconde phase de traitement civil de la succession, le notaire se charge d’instruire le dossier : il écrit en général aux banques, aux éventuelles caisses de retraites ou aux employeurs, aux compagnies d’assurances, à l’aide sociale, aux collectivités territoriales, à la maison de retraite, aux pompes funèbres, aux organismes de crédit, et d’une façon générale à toutes les sociétés ou administrations indiquées par les héritiers ou légataires qui auront eu soin de constituer un dossier composé de pièces listées par le notaire : relevé de retraite, factures, impôts, relevés bancaires, titres de propriété, tableaux d’amortissement des prêts, cartes grises des véhicules,…

Toute cette phase d’instruction a un objectif civil essentiel : déterminer l’ACTIF et le PASSIF SUCCESSORAL. Le passif est composé de ce que le défunt devait ou des dettes nées de la succession, et l’actif est composé des possessions du défunt.
Une fois établi cet inventaire (qui est parfois formalisé sous un ACTE D’INVENTAIRE), le notaire conseillera les ayants-droit de la succession pour ACCEPTER ou RENONCER A LA SUCCESSION. Dans certains cas, il sera aussi judicieux de leur conseiller une ACCEPTATION A CONCURRENCE DE L’ACTIF NET, consistant en la mise en œuvre d’un délai permettant à tous les créanciers du défunt de faire valoir les sommes qui leur sont dues, d’apurer ce passif, puis de distribuer l’éventuel reliquat d’actif successoral aux héritiers. Le notaire peut aider ces derniers dans ce choix essentiel pour la suite.

Cette phase de choix entre acceptation, acceptation conditionnelle ou renonciation s’intitule l’OPTION SUCCESSORALE. Elle ne doit pas être négligée et elle prend du temps. Rappelons que l’ACCEPTATION SUCCESSORALE est IRREVOCABLE. Il s’agit donc de ne pas opter pour elle trop tôt dans le processus successoral. C’est pour cela que le notaire attend en général un délai minimum de QUELQUES MOIS avant de demander leur option aux héritiers, le temps de recevoir des éléments solides sur la consistance de l’actif successoral.

Pendant cette période, les héritiers ou légataires ont parfois l’impression qu’il ne se passe rien, et que le notaire laisse le temps passer sans faire aucune démarche. C’est un TEMPS NECESSAIRE pour l’instruction civile du dossier puisqu’en cas d’acceptation de la succession intervenue trop tôt et en méconnaissance d’une dette importante, les conséquences peuvent être lourdes.


2/ L’ATTESTATION IMMOBILIERE

Aspect important d’une succession : les actifs immobiliers. Il s’agit des maisons, parcelles de terre, immeubles locatifs, parts indivises dans des biens immobiliers familiaux. Tous les droits et biens immobiliers sont transmis aux héritiers, au conjoint survivant, ou au légataires par le décès. Il faut cependant le constater au fichier immobilier. Pour ce faire, le notaire doit dresser un ACTE valant ATTESTATION IMMOBILIERE APRES DECES, consistant à recenser tous les biens immobiliers du défunt, à les évaluer, et à les répartir entre les héritiers selon les droits indiqués dans l’acte de notoriété.

L’attestation immobilière est la suite logique de la succession. Une fois l’inventaire effectué, il faut publier le changement de propriétaire au Service de la publicité foncière (anciennement appelé Conservation des hypothèques). C’est le rôle du notaire d’y procéder en prenant avis des héritiers pour les valeurs des différents biens. Il doit s’agir de leur vénale[3] au moment du décès.



ASPECT FISCAL

La DECLARATION DE SUCCESSION

Dans les six mois suivant le décès, et lorsque le patrimoine du défunt atteint plus de 50 000 Euros[4], l’obligation de DECLARATION DE SUCCESSION consiste en un formulaire Cerfa qui doit comprendre la dévolution successorale et reprendre notamment une partie de l’acte de notoriété.

Sont ensuite recensés tous les biens de la succession (comptes bancaires, biens immobiliers, parts de société, …) avec leur évaluation au jour du décès. Au passif de la succession figurent les différentes sommes dues par le défunt, ou nées de la succession, et les frais funéraires (mais seulement pour un montant plafonné à 1 500 Euros par le Code général des impôts).
En fin de déclaration de succession figurent les valeurs revenant à chaque héritier et au conjoint survivant. Il ne s’agit en aucun cas des valeurs réelles civiles, mais de celles résultant du calcul FISCAL. Il sera donc difficile de s’y retrouver pour les ayants-droit qui auront déjà eu des éléments de calcul et une idée précise de ce qui leur sera attribué. Il s’agit bel et bien d’un calcul fiscal qui vise à calculer les droits de succession.

Les droits de succession s’entendent sur la part reçue par chacun. Il ne s’agit en aucun cas d’un calcul global pour la succession. A titre d’exemple, ils s’élèvent à 18 194 Euros pour un enfant dont la part taxable est de 200 000 Euros, (abattement de 100 000 Euros déduit), et à 0 Euros pour le conjoint survivant (toujours exonéré de droits de succession).

Si la déclaration de succession n’est pas faite, et les droits payés, dans le délai imparti, des pénalités peuvent être appliquées et seront dues par les ayants-droit de la succession.

IMPORTANT, si aucun droit de succession n’est dû (notamment grâce à l’abattement de 100 000 Euros par enfant), les pénalités en cas de retard sont nulles. Mais il est vivement conseillé de déposer la déclaration de succession dans les délais impartis.



DELAIS

POURQUOI TANT DE RETARD DANS LE TRAITEMENT DU DOSSIER ?

Le notaire essaie toujours dans la mesure du possible de respecter le délai de dépôt de déclaration de succession. S’il tarde, il faut s’intéresser aux causes : blocage dans l’évaluation des biens, en cas de désaccord d’un héritier, difficulté à obtenir une pièce ou un justificatif, héritier mineur nécessitant une réponse du juge des tutelles,… Certains dossiers de succession peuvent mettre plusieurs années avant d’aboutir, surtout lorsque les intérêts des héritiers sont débattus devant les tribunaux.

Il n’y a qu’en matière amiable que les successions peuvent être rapidement traitées. Le secret de cette rapidité résidera sans doute dans la capacité des héritiers et du notaire à bien communiquer et à s’informer réciproquement des démarches effectuées. Il ne faut jamais hésiter à solliciter un rendez-vous d’étape auprès du notaire ou de ses clercs pour faire un point.


LE NOTAIRE A-T-IL INTERET A CONSERVER LONGTEMPS LA SUCCESSION NON REGLEE ?

Une vieille légende circule et explique les retards dans le traitement des successions par le fait que le notaire toucherait des intérêts des sommes conservées dans le cadre de ses dossiers. C’est bien entendu faux puisqu’au bout de trois mois, les fonds sont automatiquement consignés, et les intérêts sont crédités au compte-client sans passer par le compte du notaire.

Il est toujours dans l’intérêt de l’Etude de terminer un dossier de succession, afin de satisfaire les différents intervenants, régler les sommes dues au titre de la succession, passer les différentes taxes, et clôturer le dossier pour faire les formalités et envoyer les différentes copies d’actes aux intervenants.


QUAND SE TERMINE REELLEMENT LE REGLEMENT D’UNE SUCCESSION CHEZ LE NOTAIRE ?

La succession est réglée lorsque la déclaration de succession est déposée, les droits payés, et les comptes de la succession rendus aux héritiers, après toutes les étapes précitées. Les formalités de la succession sont alors réputées accomplies.

IMPORTANT : L’existence d’un bien indivis issus de la succession, non partagé entre les héritiers n’a rien à voir avec le non-règlement de la succession. Une succession peut parfaitement être réglée, et une indivision « post-successorale » demeurer.
Souvent, des années après, les notaires sont saisis par des héritiers de problèmes liés à une indivision successorale qui disent que la succession « n’a pas été réglée ». Dans la plupart des cas, c’est faux puisque les formalités de la succession ont été faites en temps voulu ; mais une indivision persiste, ce qui est normale puisqu’aucun partage n’était intervenu[5]. C’est d’abord aux héritiers de s’entendre entre eux sur l’avenir des biens indivis (c'est-à-dire non partagés entre les ayants-droit), mais le notaire peut bien entendu proposer son aide et ses conseils dans les démarches entre héritiers.


EST-IL TOUJOURS INDISPENSABLE DE SE DEPLACER POUR LES DIFFERENTS ACTES ?

Non. De nombreux actes faisant partie du règlement de la succession sont des actes authentiques « non-solennels ». Ils ne nécessitent donc pas obligatoirement la présence des différents héritiers, légataires, ou du conjoint survivant.

Différents types de procuration existent et l’envoi de projets d’acte ainsi que les différentes possibilité de visio-conférence ou rendez-vous téléphonique avec le notaire permettent de suivre tout le processus en étant pleinement informé et conseillé.



COÛT

POURQUOI LES FRAIS DE LA SUCCESSION PARAISSENT SI ELEVES ?

Compte tenu de tout ce qui précède et des dizaines voire centaines d’opérations à faire pour l’Etude notariale pour régler une succession, un dossier de succession est loin d’être l’acte le plus rémunérateur pour le notaire ; mais il exerce une mission publique qui l’engage, au titre de ses fonctions d’officier public et ministériel, à apporter ses connaissances aux clients pour tous types de dossier.

A titre d’exemple, pour une succession portant sur un patrimoine de 200 000 Euros, comprenant essentiellement des biens immobiliers, sans droits de succession à régler pour les héritiers, et sans difficulté particulière, totalisera entre 2 500 et 3 500 Euros de frais, droits et taxes inclus. L’Office notarial percevra pour sa part entre 1 500 et 2 000 euros hors taxes d’émoluments.

Ces montants sont calculés d’après les textes applicables au Code de commerce (ils sont donc nationaux), et varient en fonction des valeurs patrimoniales indiquées dans certains actes ; tous les frais ou honoraires supplémentaires possibles sont stipulés dans une LETTRE DE MISSION remise dès le début du dossier de succession à chaque héritier ou ayant-droit.

Ces frais ou honoraires supplémentaires peuvent correspondre à des tâches effectuées par l'Etude notariale pour rendre service aux héritiers, mais ne relevant pas stricto sensu de sa mission, et par exemple: rédiger une requête au juge des tutelles pour un héritier sous tutelle, régler un nombre important de factures pour le compte de la succession, encaisser des loyers, s'occuper du licenciement d'un salarié du défunt au chèque emploi-service, etc...

Lorsque la succession ne comporte ni bien immobilier, ni déclaration de succession, les frais de l’acte de notoriété, s’il est le seul acte nécessaire, s’élèvent à environ 350 Euros, droits et taxes inclus.

Lorsque toutes les formalités de la succession sont achevées, l'Etude notariale fait parvenir un état complet des frais et opérations financières et comptables de la succession aux ayants-droit. Le reliquat éventuel demeurant sur les comptes est alors versé aux ayants-droit en fonction de leurs droits respectifs ou des accords pris entre eux.

IMPORTANT : Lorsque les ayants-droit de la succession sont redevable de droits de succession, les frais peuvent prendre une toute autre ampleur : à titre d’exemple, un neveu, unique héritier de son oncle décédé, pour lequel le patrimoine taxable s’élève à 350 000 Euros, devra s’acquitter de 191 623 Euros de droits de succession, en plus des frais. Il ne faut donc évidemment pas confondre les frais des actes notariés, et les droits de succession payés.



EN RESUME (simplifié)

En quoi consiste le règlement d’une succession ? En trois actes essentiels (dans la plupart des cas, cette liste n'étant pas exhaustive) :
  • l’ACTE DE NOTORIETE reconnaissant les héritiers,
  • l’ATTESTATION IMMOBILIERE permettant de muter les biens immobiliers au profit des héritiers auprès de l’Administration,
  • la DECLARATION DE SUCCESSION permettant le calcul des droits de succession.
Elle se déroule en moyenne en six mois, et son coût varie en fonction du patrimoine du défunt.



Et pour en savoir plus, nous vous recommandons « Le règlement d’une succession » sur le site des Notaires de France.



N.B : Le présent article, consistant en une explication simplifiée des formalités successorales ne saurait en aucun cas remplacer une consultation chez le notaire. Il est donc vivement recommandé de rencontrer un notaire pour tous types de situation, même simple en apparence.
 
[1] V. art. 912 et suivants du Code civil
[2] V. notamment l’art. 1390 du Code civil
[3] Autrement appelée valeur de marché
[4] En vertu de l’art. 641 du Code général des impôts, le délai pour souscrire la déclaration de succession est de six mois à compter du décès lorsque celui-ci en France métropolitaine, et d’une année dans les autres cas. Il résulte des dispositions de l’art. 800 du CGI que sont dispensés du dépôt de déclaration :
- les ayants cause en ligne directe, le conjoint survivant et le partenaire lié par un pacte civil de solidarité (PACS) au défunt lorsque l’actif brut successoral est inférieur à 50 000 Euros et qu'ils n'ont pas bénéficié antérieurement, de la part du défunt, d’une donation ou d’un don manuel non enregistré ou déclaré ;
- les autres héritiers, légataires ou donataires lorsque l’actif successoral est inférieur à 3 000 Euros.
[5] Le partage n’est pas un acte indispensable dans le règlement d’une succession. Il est en général un acte volontaire entre les héritiers pour décider de l’attribution partagée (moyennant versement de soulte ou non) des biens composant la succession.
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